Digitalisierung statt Kurzarbeit in der Stadtverwaltung

Seit dem 2. November 2020 sind in Bayern Kultureinrichtungen und Veranstaltungshäuser geschlossen. Dies betrifft auch die Museen der Stadt Kempten und das Altstadthaus. Die normalerweise im Besucherservice tätigen Beschäftigten der Stadtverwaltung dürfen seither ihre Tätigkeit nicht mehr ausüben. Normalerweise ein klassischer Fall für pandemiebedingte Kurzarbeit. Die Stadtverwaltung entschied sich jedoch bewusst dagegen und hat kurzfristig neue Projekte gestartet, um das vorhandene Personal für die Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse gewinnbringend einzusetzen.

“Bei Kurzarbeit im öffentlichen Dienst zahlen schlussendlich alle Beteiligten: die Beschäftigten und wir als Arbeitgeber sowie die Agentur für Arbeit, also die Steuerzahler. Wir haben die Situation als Chance gesehen, Aufgaben, die ohnehin demnächst anstehen und Unterstützung brauchen, einen kleinen Schub zu geben. Und wenn es etwas Sinnvolles zu tun gibt, warum sollte man es nicht schnellstmöglich angehen, wenn die Situation es ermöglicht?“, sagt Christian Schoch, Personalamtsleiter der Stadtverwaltung. 

Die Stadtverwaltung beschäftigt sich seit drei Jahren in einem Mammutprojekt mit der Aufgabe, die Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. In diesem Zusammenhang spielen elektronische Akten eine zentrale Rolle. Diese sind vor allem dann gut nutzbar, wenn auch die bestehenden Papierakten elektronisch zur Verfügung stehen. „Das Amt für IuK-Service hat im Zuge der Corona-Krise innerhalb kürzester Zeit mehrere hundert Heimarbeitsplätze technisch ermöglicht. Hier sind vollständig digitalisierte Akten noch wertvoller als im Büro, weil die Sachbearbeiter auf diese Weise alle Unterlagen zur Verfügung haben, die sie benötigen“, sagt Robert Wörz, Leiter des Amts für Zentrale Dienste und der Organisationsabteilung. 

Sabrina Steininger und Markus Bereiter sind für die Umsetzung des Projekts verantwortlich. Als klar war, dass die Museen schließen müssen, bauten die beiden mit dem Personalamt und dem für die Museen zuständigen Kulturamt innerhalb weniger Tage ein Projektteam für die Bestandsaktendigitalisierung auf. „Für uns ergab sich die bisher einmalige Chance, Papierakten im größeren Stil in Eigenregie zu digitalisieren“, sagt Markus Bereiter, Projektleiter E-Government bei der Stadt. Seither werden an zwei Hochleistungsscannern die Liegenschaftsakten der Stadt digitalisiert. 

Die Akten, die neben reiner Arbeitsunterlage im Verwaltungsalltag auch teilweise historischen Wert haben, da sie weit zurückreichen, werden sorgfältig in Kisten verpackt und anschließend ins derzeit geschlossene Altstadthaus gebracht. Dort stehen hinreichend große Räume zur Verfügung, die die aktuellen Corona-Bedingungen erfüllen. Im Altstadthaus werden die Unterlagen für die Verscannung vorbereitet. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Akten in Einzelseiten zerlegt werden und Heftklammern und Tackernadeln entfernt werden müssen. Hier ist Konzentration gefordert, denn Alles muss vollständig und in der richtigen Reihenfolge bleiben. Anschließend gehen die so vorbereiteten Akten an die beiden Scanstraßen. Hier werden die Dokumente digitalisiert und die Bildqualität der Scans kontrolliert. Anschließend werden die Akten in das zentrale Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung importiert. Die Papierakten werden wieder zusammengesetzt und an Ihren ursprünglichen Standort im Liegenschaftsamt gebracht. Parallel schult Sabrina Steininger die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Liegenschaftsamts im Dokumentenmanagementsystem, so dass diese ab dem Tag der Verscannung umfassend mit dem System arbeiten können.

Das Team arbeitet motiviert und präzise, aber die Aufgabe ist riesig, betrachtet man alle Ämter der Stadtverwaltung. „Allein die Liegenschaftsakten belaufen sich auf schätzungsweise eine Million Seiten. Mit der aktuellen Personal- und Technikausstattung dauert es fast drei Monate, bis diese allesamt erfasst sind“, rechnet Sabrina Steininger hoch.  Die für diese Aufgabe eingesetzten Mitarbeiter sind dankbar, ihre Arbeitskraft sinnvoll einsetzen zu können und nicht zuhause bleiben zu müssen. Die Tätigkeit ist mit viel Verantwortung versehen und eine willkommene Abwechslung zur bisherigen Aufgabe in den Museen. „Ehrlich gesagt erhoffen wir uns auf Basis der jetzt gemachten Erfahrungen und im Hinblick auf das, was da an Papier noch vor uns liegt, dass wir das von einem einmaligen Projekt in den Regelbetrieb überführen können.“, sagt Markus Bereiter mit Blick auf die Zeit nach dem Lockdown.